Information om personuppgiftshantering i Brf Husarvikens Strand

 

Dataskyddet i brf Husarvikens Strand

Från och med den 25 maj 2018 ersattes den svenska personuppgiftslagen med den europeiska Dataskyddsförordningen (GDPR).  Av förordningen framgår att om t.ex. en bostadsrättsförening behandlar personuppgifter ska det finnas en rättslig grund för detta. Grunden kan t.ex. vara lag, ett avtal eller ett samtycke av personen vars uppgifter behandlas.

Nedan framgår vilka register som Brf Husarvikens Strand för samt vilka personuppgifter dessa innehåller.

 

Lagstadgade register:

Enligt Bostadsrättslagen är föreningen skyldig att hålla ett medlemsregister och en lägenhetsförteckning. Båda dessa register administreras på föreningens uppdrag av Förvaltnings AB Brinkeberg. Ett personuppgiftsbiträdesavtal reglerar uppdraget.

Medlemsregistret är offentligt vilket innebär att vem som helst har rätt att se vilka som är medlemmar i föreningen. Medlemsregistret innehåller aktuella uppgifter om föreningens medlemmar dvs. namn, adress, lägenhetsnummer och ägarandel.

Lägenhetsförteckningen innehåller bostadsrättslägenhetens historia. Förteckningen är dock inte offentlig. Enligt bostadsrättslagen ska följande uppgifter finnas för varje lägenhet i en bostadsrättsförenings lägenhetsförteckning:

·      Bostadsrättslägenhetens beteckning, belägenhet, antal rum samt övriga utrymmen.

• Datum för registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelse och den ursprungliga insatsen.

• Bostadsrättshavarens namn.

• Kopia av överlåtelseavtal vid överlåtelse (försäljning) av bostadsrätten ska fogas till förteckningen.

• Uppgift om pantsättning av bostadsrätten som meddelats föreningen.

• Anteckning om övergång av bostadsrätten till annan (till exempel vid gåva eller arv).

Uppgift som ändras i förteckningen, ska genast antecknas.

I Brf Husarvikens Strands lägenhetsförteckning finns också uppgifter om andrahandsupplåtelser, hyresgäster och hyror.

Endast bostadsrättshavaren själv har rätt att få utdrag ur lägenhetsförteckningen beträffande den lägenhet hen innehar med bostadsrätt. En bostadsrättshavare kan ge fullmakt till exempelvis en mäklare för att tillgå samma uppgifter.

 

Föreningens register enligt avtal

För administration av föreningens garageplatser har föreningen ett garageregister som är baserat på medlemsregistret. Det innehåller också telefonnummer, e-postadress och garageplats- alternativt laddplatsnummer. Garageregistret innehåller bara aktuella personuppgifter. Garageansvarig inom styrelsen administrerar registret och har ensam tillgång till uppgifterna.

Kön till garaget administreras med hjälp av kö-registret som innehåller följande personuppgifter: lägenhetsnummer, medlemsnamn, e-postadress och telefonnummer. Kö-registret innehåller bara aktuella personuppgifter. Garageansvarig i styrelsen administrerar registret och har ensam tillgång till uppgifterna.

Föreningen har ett register över utlämnade nycklar. Nyckelansvarig i styrelsen ansvarar för detta.

 

Föreningens övriga register och samtycke avseende detta

För adressering av styrelsens medlemsinformation har föreningen ett adressregister baserat på medlemsregistret. I adressregistret finns epostuppgifter och telefonnummer till de medlemmar som anmält att man vill ha utskick av medlemsinformation från styrelsen. Adressregistret innehåller bara aktuella personuppgifter. Information ur detta register används även av föreningens serviceleverantörer, exempelvis jourföretag. Med dessa leverantörer finns personuppgiftsbiträdesavtal. Informationsansvarig i styrelsen administrerar registret.

För ovan nämnda register kommer föreningen att från medlemmarna inhämta ett samtycke att hantera uppgifterna. Lämnas inte samtycke kommer uppgifterna raderas. Detta får dock följden att styrelsen inte har förutsättningar att skicka information till aktuell person utan att denne istället får ta del av dessa på annat sätt. 

Undertecknade samtyckesavtal lämnas i ordförande Thomas Parmbäcks postfack (1403, Taxgatan 3). 

 

Föreningens e-brevlådor

Adresserna till föreningens styrelse är:

Förnamn.efternamn@husaravikensstrand.se

I samtliga e-brevlådor sparas inkommande och utgående e-brev så länge innehållet är aktuellt för åtgärd. Brevlådorna administreras av styrelsen.

 

Ansvar för dataskyddet

Styrelsen ansvarar för att föreningens register och e-brevlådor sköts i enlighet med dataskyddsförordningens intentioner. Personuppgiftsansvarig i föreningen är styrelsens ordförande.

Vid frågor eller funderingar ställs dessa till thomas.parmback@husarvikensstrand.se